Digitalna platforma za nabavu

Aplikaciji mogu pristupiti samo logirani korisnici.

 Nabavni procesi se odvijaju unutar same aplikacije kroz tri različita modula nabave:

1.      Aukcijski tip nabave putem upita

Nabava objavljuje UPIT za robu ili uslugu za kojom ima potrebu. Objavljuje sve potrebne parametre koji se tiču specifičnost određenih roba ili usluga npr. količinu potrebnih artikala, jasno propisani rang kvalitete traženih proizvoda ili usluga, najkasniji rok do kojeg roba ili usluga treba biti isporučena, mjesto isporuke te rok do kojeg ponuda treba biti poslana.

Objavom upita svi dobavljači koji su iskazali svoj interes da žele sudjelovati u nuđenju određenih roba i usluga za određeno društvo iz grupacije ili njegove poslovne jedinice (mogućnost selektivnog odabira) dobiti će informaciju (na mailove koje su unijeli kao mailove za primanje takvih obavijesti)svaki puta kada se objavi novi upit iz kategorije za koju su iskazali interes (također mogućnost selektivnog odabira).

Ukoliko žele dati svoju ponudu po objavljenom upitu svaki dobavljač unosi svoje uvjete u za to otvorenu formu u aplikaciji nabave.  Svi ponuđači aktivni na jednom upitu vidjeti će ponuđene cijene i uvjete, ali neće vidjeti tko je ponuđač. Korisničko sučelje svih rola unutar aplikacije uključujući i zaposlenike Čazmatrans grupe bez obzira na razinu njihovih ovlasti sadržavati će identične informacije kao i one koje su u tom trenutku dostupne dobavljačima.

Učitane ponude dobavljači mogu  mijenjati dok god ne istekne propisani rok za predaju ponuda. Ukoliko vaša ponuda pristigne iza propisanog roka aplikacija ju neće prihvaćati. Bez obzira koliko ponuda dobavljač pošalje po određenom upitu aplikacija će pamtiti samo posljednju i tumačiti je kao pravovaljanu te obvezujuću za dobavljača. Aplikacija će tijekom intervala unutar kojeg je dozvoljeno slanje i mijenjanje na ponudama dozvoljavati izmjenu ponuđenih cijena na niže, ali ne na više zbog čega se preporuča dobavljačima  spremanja svake vaše ponude u draft te tek po provjeri iste njezino slanje. Istekom unaprijed propisanog i svima poznatoga vremena sustav se zaključava za daljnje učitavanje ponuda te u tom trenutku otključavaju se svi kriptirani podaci za sve korisnike te u tome trenutku svima postaje vidljivo koji ponuđač stoji iza koje ponude. Sustav automatski evaluira ponude od najbolje prema najlošijoj i šalje preporuku nabavi za izbor dobavljača po određenom upitu. Iz aplikacije se na osnovu najpovoljnije ponude kreira narudžbenicu i šalje odabranom dobavljaču sa svim elementima iz njegove ponude kao i potrebnim mjestom isporuke.

Naručena roba ili usluga evaluira se na samim mjestima isporuke u smislu poštivanja rokova isporuke, ponuđene kvalitete i kvantitete proizvoda itd.,  a na osnovu kojih se evaluira svaki dobavljač što mu može donijeti dodatne pozitivne ili negativne bodove pri evaluacijama ponuda koje su prispjele temeljem objavljenih natječaja za dostavu ponuda radi sklapanja jednogodišnjih ili višegodišnjih ugovora isporuka roba ili usluga u natječajnom tipu nabave.

Aplikacija također mjeri i evaluira aktivnost dobavljača u ovom modulu nabave koji na temelju aktivnosti dobivaju određene dodatne bodove prednosti u odnosu na one koji to nisu.

Ukoliko dobavljač pošalje svoju ponudu te na osnovu iste ishodi narudžbenicu  ali po istoj ne isporuči ponuđenu robu ili uslugu u rokovima, kvaliteti i količini kako je nudio te takav propust učini više od 5 puta  administrator sustava predlaže upravi društva brisanje takvog dobavljača iz sustava; te se po Odluci uprave isti trajno briše iz baze dobavljača.

2.      Nabava putem natječaja

Nabava objavljuje natječajnu dokumentaciju za određenu vrstu roba ili uslugu za sve tvrtke iz grupacije s okvirnom količinom objedinjenih godišnjih potreba (ili višegodišnjih-ovisno o samom tipu natječaja). Svi koji su iskazali svoj interes da žele sudjelovati u nuđenju određenih roba i usluga na mailove koje su unijeli kao mailove za primanje takvih obavijesti dobiti će informaciju o objavi istog. Natječajna dokumentacija će se preuzimati u samoj aplikaciji te popunjena učitavati u istu u za to predviđenim formama aplikacije.

Ponude će se moći učitati do unaprijed poznatog roka nakon čega to više neće moći biti moguće. Dok god taj rok koji je svima unaprijed poznat ne istekne -suprotno od prethodnog modula svima će biti vidljivo tko je učitao svoju ponudu, kada ju je učitao, ali ne i uvjeti iz ponude. Korisničko sučelje svih rola unutar aplikacije uključujući i zaposlenike Čazmatrans grupe bez obzira na razinu njihovih ovlasti sadržavati će identične informacije kao i one koje su u tom trenutku dostupne dobavljačima.

Po isteku roka za predaju ponuđeni uvjeti postaju svima vidljivi. Aplikacija radi djelomičnu evaluaciju ponuda i rangira ih prema tome, a ostali dio evaluacije radi oformljena komisija prema unaprijed utvrđenim kriterijima iz natječajne dokumentacije poput provjere dostavljenih certifikata, dodjeljivanje određenih bodova prema različitim unaprijed svima poznatim kriterijima poput aktivnosti dobavljača u aukcijskom modulu nabave, u poštivanju rokova isporuke i kvalitete isporučene robe koje aplikacija automatski računa na osnovu unaprijed postavljenih algoritama.

 Po izboru najboljeg ponuđača s njime se sklapa ugovor te se ugovoreni uvjeti unose u aplikaciju. Nabava svih poduzeća i poslovnih jedinica grupacije robu naručuje direktno iz aplikacije po cijenama i uvjetima kako je ugovoreno, a ugovoreni dobavljač je dužan postupati po narudžbenicama koje će biti izdavane u skladu s ugovoreni uvjetima.

Ukoliko ugovoreni dobavljač ne postupa po primljenim narudžbenicama i ugovorenim uvjetima te  ne isporuči ponuđenu robu ili uslugu u rokovima, kvaliteti i količini kako je ugovoreno te takav propust učini više od 5 puta  administrator sustava predlaže upravi društva brisanje takvog dobavljača iz sustava; te se po Odluci uprave isti trajno briše iz baze dobavljača a grupa stječe pravo na raskid Ugovora i raspis novog natječaja.

Naručena roba ili usluga evaluira se na samim mjestima isporuke u smislu poštivanja rokova isporuke, ponuđene kvalitete i kvantitete proizvoda.

Proizvodi ili usluge koje nisu planirane za nabavu putem natječajne dokumentacije, a pripadaju određenoj ugovorenoj grupi roba ili usluga i dalje će se nabavljati putem UPITA. Za proizvode ili usluge koji su dio ugovornih isporuka aplikacija će putem ugrađenih algoritama onemogućavati objavu upita za iste te navoditi nabavu na izdavanje direktne narudžbe na osnovu ugovora i njegovih priloga.

3.      Nabava putem direktne pogodbe

Samo iznimno nabava će moći nabavljati robu mimo natječaja ili upita (npr. vozilo ostalo u kvaru na cesti). Takve nabave također će se evidentirati kroz aplikaciju i provjeravati prilikom isporuka te će se takve narudžbe moći izdavati isključivo iz aplikacije. Izdavati će ih osobe ovlaštene za nabavu iz grupacije Čazmatransa koje će biti dužne osim pismenog obrazloženja u aplikaciji razloga radi kojih su pristupile takvom modelu nabave dobiti i odobrenje nadređene osobe kroz verifikaciju zahtjeva putem aplikacije.

Za sve dobavljače uvodi se obveza isticanja broja i datuma  primljene narudžbenice na svim otpremnim i financijskim dokumentima prema bilo kojoj članici grupacije. Osobama zaduženim za prihvat i kontrolu biti će zabranjen prihvat robe ili usluge bez navedenoga.